リモート会議のファシリテーション10のコツ!『ファシる技術』を現役コンサルタントの現場目線で解説!

リモート会議のファシリテーション10のコツ!『ファシる技術』を現役コンサルタントの現場目線で解説!

『マンガでわかるファシる技術』という本の中に、リモート会議のファシリテーションにおける10のコツが紹介されています。
私はコンサルタントとして働いているので会議のファシリテーションを行うことはよくあり、この本には共感する場面も多くあったため、コンサルタント目線から解読します。

そこで、今回はリモート会議のファシリテーション10のコツを紹介、解説していきます!

この記事を読むことで次のことが理解できます。

・ファシリテーションとは
・会議でファシリテーションが必要な理由
・リモート会議のファシリテーションの10のコツ

ファシリテーションとは


ファシリテーションとは、一言で言うと会議がうまく運ぶように仕切ることです。

仕事ではよくPM(プロジェクトマネージャー)と呼ばれる人や、PMO(プロジェクトマネジメントオフィス)と呼ばれるポジションの人がこの役割を担います。

司会進行だけではなく、発言しやすい場の雰囲気を作ったり、会議のアウトプットを確定させたり、タイムキーパーをしたりと、会議をリードしていく役目を担うため、PMやPMOのようなマネジメントポジションについている人が行うことが一般的です。

今回コンサルタント目線として解説するのはここに関連します。
本ブログの別記事でも紹介していますが、コンサルタントというのはPMOとしてプロジェクトに参加することが一番多いため、必然的にファシリテーションを求められる機会が多くなります。

ファシリテーションといっても司会みたいなもんでしょ?まとめればいいんでしょ?みたいに思われがちですが、ちゃんとした技術が存在します。
技術やコツを知らない状態で自分の思うようにファシリテーションをしていると、どうしても人との衝突が起きてしまいます。

そこで、そのファシリテーションの技術やコツについてマンガでわかりやすく説明してくれている『マンガでわかるファシる技術』の、リモートファシリの10のコツについて1つずつ、コンサルタントの現場目線として深堀りしながら解説をしていきます。

ファシリテーションが必要な理由

ファシリテーター(ファシリテーションを行う人)は具体的に下記のことをサポート、実践する必要があります。
・司会進行
・タイムキーピング
・参加者の発言をうながす
・発言しやすい雰囲気作り
・発散した話題から大切なポイントを抽出して議論を収束させる
・誰が、いつ、何をするのかを明確にする
・参加者間での合意形成、認識合わせを行う

これだけのことをやるファシリテーターがいるだけで、多くのメリットがあります。
具体的には下記のようなメリットがあります。
・生産性の向上
・会議時間短縮
・アイデアが出やすくなる
・チームワークの向上
・宿題、アクションの明確化

では、実際のファシリテーションの際のコツを『マンガでわかるファシる技術』で紹介されているものから解説していきましょう。
焦点としては在宅勤務が広がっているため、リモート会議でのファシリテーションとしています。ですが、リモートに限らずファシリテーションを行う際のコツとして参考になる内容です。

私のファシリテーション経験上、リモート会議の方が話が空中戦になりがちなので、ファシリテーションは難易度が高いですが、ファシリテーションを行うだけで、リモートじゃない会議よりも生産的になると思います。

リモート会議のファシリテーション10のコツ

①まず会議の目的・目標・成果を共有

目的:なぜやるのか
目標:どこまで到達したいのか
成果物:何をこの会議で出したいのか、決めたいのか
を明確にして、参加者に共有すること

具体的には会議が始まってすぐにこのように発言します。
皆さんお集まり頂きありがとうございます。この打ち合わせでは「来月〇〇日に控えている役員報告にむけた議題の整理」を目的としています。本日この場では、私が作成した「素案の資料を大項目レベルまでの合意」(目標と成果物)ができればと考えております。それではこちらの資料をご覧ください(画面共有を行う)・・・(以下略

打ち合わせの冒頭でこれがないと、ほとんどの人は

何の話だっけ・・・?

よくわかんないけど、とりあえず聞いておくか・・・

みたいな感じになって、一方的に話して終わりなってしまいます。

基本的なことですが、こんなことでもやらない人たちのほうが圧倒的に多くて、私の体感だとこれをまともに言える人は30%くらいしかいないイメージです。社会人として必須にして欲しいくらい大切なことです。

②資料は最低でも1時間前に送付

会議のアジェンダ(目次)と、会議で議論になる資料をリマインド含めて参加者全員に事前共有しておくことが重要です。

会議がただの情報共有であれば、これがなくてもそんなに大きな影響はありません。
しかし情報共有ではなく、課題検討や認識合わせの会議の方が多いはずです。そのような会議では誰かが資料を画面共有しながら話すことになりますが、初見の資料だと参加者は困りますよね。

なんだこれ、初めて聞いたな・・・あとでじっくり見てからコメントしよう

となります。

そうなると議論したかったのに、誰からもコメントがなかったり、全然的外れな質問が来たりすることもあります。
そのためにもアジェンダや資料は事前に送付することが大切ですね。

③議論に入る前に自己紹介

初対面や社外の人たちとの会議の場合に必要です。

顔を映さないでリモート会議を行うこともあるかと思います。リモート会議だと顔も雰囲気もわからない相手だとつい警戒して腹の探り合いのような状況にもなりかねないです。

そうならないために、初対面や社外の人がいる場合は「責任者、メンバー、役割」くらいは自己紹介してから始めたほうがいいですね。
雰囲気作りやアイスブレイクの効果もあります。

④発音ははっきりと

リモート会議に限った話ではないですが、特に語尾をハッキリすることを意識した方がいいです。
「〇〇して欲しい」「〇〇した」「XXです」「XXですか?」 語尾をハッキリ喋らないと、相手に言っているのか、ただの報告なのか伝わりません。

ファシリテーションする人がハッキリ言わないと全然進行しませんからね。あんまり説明することでもないですが…

⑤リアクションは照れず、億劫がらず

リモート会議だと、画面ミュートにする人は多いですし、自分が話す時以外は音声もミュートにする人が大半です。
そうなると、誰かが喋っているときに反応をする人がいなくなり、話している人は「自分の話が本当に通じているのか」「みんな話を聞いてくれているのか」心配になっていまいます。

そこで、ファシリテーターだけでも音声をミュートにせず、頷く動作をする、合間合間に「はい」と頷きの言葉を入れるといったことを挟むだけで相手は安心して話すことができます。

発言者にちゃんと聞いているというアピールは必要ですね。
頷くだけではなく、相手が「あれ、それ、これ」のような指示後を使って曖昧に説明をして、他の人がわかりにくいと感じた場合にも、「〇〇の資料のことで合っていますか?」みたいな確認をすることもファシリテーターの仕事です。全員の共通認識を作るのに導くことはファシリテーターの仕事ですからね。

⑥テンポとメリハリを重視

発言のタイミングがかぶらないように緩急をつけて仕切ることが重要になります。
発言者が話し終えて、自分は話したから次の人の番だというような雰囲気を出したときに、次の人へ話を振る。議題は解決したから次の話題へ移らせる。発言すべき人が話さずに黙っている。このような場合にはファシリテーターで促す必要があります。

ファシリテーターがいなくてあまり話す人がいない場面では、自分は話したから終わり、自分も答えたから終わり、となり不自然な間ばかり流れて全体として悪い印象しか残りません。
よく話す人が数人いた場合は、とりとめのない話ばかりで話がまとまらず、延長したあげく何の会議だったんだ…ということになりかねません。

わりとこんな状況はよく起こっていまします。
当たり前に思える、テンポとメリハリというのは会議でかなり重要なコツですね。

⑦「確認・質問、大歓迎」のムード作り

ファシリテーターが率先してムード作りをすることが大切です。
具体的な聞き方としては、「年のための確認なんですが、〇〇ということはXXを△△するということで合っていますか?」「知識不足で恐縮なのですが、〇〇のことについてもう少し詳しくご教授頂けますか?」のように下手に丁寧に質問することで、全員に確実にインプットされ実はわかっていない状況を回避できます。

このような質問も率先してファシリテーターが行うことで、質問してもいいんだという雰囲気を作ることと、他の人に質問を考える時間を与えます。

また、参加者の誰からも意見・質問が出なそうであれば「どんな些細なことでも構わないので質問お願いしますね!」「あくまでも認識合わせの場であるので、誰かの意見を否定したり一方的に決めるようなことは行いません」のような発言をして、発言しやすい雰囲気を作ることも有効です。誰かが背中を押さないと自分の意見を言わない人もいるので、適度に「〇〇さんどうですか?この話題詳しいかと思うのですが。」みたいに振ることも有効ですね。

⑧クロージングに必要な「4つのW」

What:何が決まったのか
Which:何を持ち越すのか
who:誰が何を行うのか
when:その期限は?
を会議の終わりにはっきりと共有しましょう。

具体的には、「最後に決まったことをまとめたので再確認させてください。①概算見積もりについては鈴木さんが来週月曜までにメーカーに確認する。②契約書の捺印期限については田中さんが今月末までに部長に確認。③保守の内容については来週の定例会に持ち越し。ということで、認識合っていますでしょうか?」
というような感じです。

リモート会議なので、自分のメモを画面投影しながら話すことで全員がより理解しやすくなります。つまり、会議進行中はファシリテーションと議事メモ取りを並行して行ったほうがいいということです。PMOなどのファシリテーターは議事録を提出することもあるので、議事録のもとになる議事メモ程度であれば話しながら取ることは可能でしょう。

そして、この打ち合わせが終わったら当日中に議事録/議事メモを整理して参加者に展開することでファシリテーターの存在価値が高まります。ファシリテーターとして求められているというよりかはPMOとしての能力になってしまいますが、ダラダラと長い100%再現した議事録を2日後に展開されるよりかは、当日中に宿題と要点だけでもまとめられた議事録/議事メモを展開するほうが印象がいいですからね。まぁそのへんのルールはプロジェクト次第なのでここではこの辺に…

⑨最後の挨拶は爽やかに

終わりよければ全てよしですね!

クロージングの確認が終わったら明るく元気よく「今日はお時間頂きましてありがとうございましたー!」と言うだけです。そうするとみんなつられて「ありがとうございましたー」と言って退出していきます。

単純なことですが、私の個人的な経験上は高齢の方や職位の高い人が多かったり、複数の他部署が多かったりするとみんな遠慮して最後グダグダする傾向があります。
そこでファシリテーターが率先して最後の挨拶をして、とっとと終わらせてしまいましょう!

ちなみに私は今の会社に入って間もない頃に執行役員と話す機会があり、「仕事をするときは私生活のときよりも、相手を見てはっきり大きな声で喋るようにしましょう。年齢に限らずそうすることで相手に好印象を与えます。私も家族と話す時と比べると倍くらいの音量で喋るように心がけています。」みたいなことを言われたのをはっきり覚えています。爽やかで明るい印象の人でしたから、本当の自分はこんな喋り方はしないみたいなことも言っていたので、仕事になるとここまで変わるのかと印象的でした。

そりゃぁモジモジして何言ってるかわからない人よりも、なんでもはっきり喋る人のほうが爽やかで好印象ですよね。④~⑦に通じるところがありますね。

⑩ファシリテーターは最後に退出

会議が終了して、後から思いついた質問や、全員の前では言いづらかった質問を拾うことができます。
ただ、ダラダラグダグダ残ってしまう場合は、率先して抜けて会議自体を解散してしまうことも有効ですので、これは参加者や場合によるでしょう。

まとめ

会議でファシリテーションを行うと、会議がスムーズに進行して仕事の効率化ができます。
ファシリテーションにはコツがあり、特にクセの強いリモート会議ではコツを意識しながらファシリテーションを行うことが有効になります。
リモート会議のここで紹介したコツは、リモートに限らず通常の対面での会議にも有効なところも多いので、今後の会議の参考にしてみてください。

今回紹介したリモート会議のファシリ10のコツはこちらの本で紹介されています。マンガ形式でとても読みやすいのでオススメです。

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